Kegiatan RTM diawali dengan ekspose hasil Audit Mutu Internal yang disampaikan langsung oleh Ketua Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) UIN One Tulungagung, Prof. Dr. H. Agus Zaenul Fitri, M.Pd. Dalam paparannya, ia menyampaikan gambaran menyeluruh mengenai capaian pelaksanaan penjaminan mutu internal, mulai dari temuan ketidaksesuaian kategori mayor dan minor, status penyelesaian temuan (closed And open), hingga berbagai temuan positif (positive findings) yang menunjukkan praktik baik dalam pengelolaan akademik dan tata kelola kelembagaan.
Ekspose tersebut memberikan gambaran mengenai tingkat kepatuhan unit kerja terhadap standar mutu yang telah ditetapkan, sekaligus mengidentifikasi aspek-aspek yang masih membutuhkan perbaikan. Temuan yang telah dinyatakan closed menjadi indikator bahwa rekomendasi audit telah ditindaklanjuti sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Meanwhile, temuan yang masih berstatus open memerlukan perhatian lebih lanjut melalui penyusunan dan pelaksanaan Rencana Tindak Lanjut (RTL) yang jelas, measurable, serta dapat dipantau efektivitasnya.
On this occasion, Ketua LPM menegaskan bahwa independensi, objektivitas, dan profesionalisme merupakan prinsip mendasar dalam pelaksanaan audit mutu internal. Auditor harus mampu menjalankan tugas secara tegas berdasarkan standar dan bukti yang dapat dipertanggungjawabkan, tanpa dipengaruhi hubungan personal maupun pertimbangan yang dapat mengurangi objektivitas penilaian.
“Dalam audit mutu, auditor dan seluruh elemen penjaminan mutu harus bertindak tegas, obyektif, dan tidak boleh merasa sungkan. Sikap profesional tanpa kompromi terhadap pelanggaran standar adalah kuncinya. RTM ini bukan sekadar rutinitas formalitas, melainkan kebutuhan mendasar sebagai bentuk komitmen nyata institusi terhadap perbaikan mutu dan kualitas manajemen kampus secara berkesinambungan,he stressed.
Selain mengidentifikasi ketidaksesuaian, ekspose AMI juga memberikan ruang bagi pengakuan terhadap capaian dan praktik baik yang telah dikembangkan oleh unit kerja maupun program studi. Positive findings menjadi bagian penting dari evaluasi karena dapat memberikan gambaran mengenai inovasi, efektivitas tata kelola administrasi akademik, produktivitas publikasi ilmiah, serta peningkatan kepuasan mahasiswa. Praktik-praktik baik tersebut diharapkan dapat dipertahankan, dikembangkan, dan direplikasi oleh unit kerja lainnya sesuai dengan karakteristik dan kebutuhan masing-masing.
Hasil audit tersebut selanjutnya menjadi bahan evaluasi terhadap penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), khususnya dalam memastikan berjalannya siklus Penetapan, Implementation, Evaluation, Control, and Improvement (PPEPP). Melalui siklus ini, penjaminan mutu tidak berhenti pada pemenuhan dokumen administratif, tetapi menjadi proses sistematis untuk memastikan bahwa standar pendidikan tinggi dilaksanakan, dievaluasi, dan ditingkatkan secara berkesinambungan.
Diskusi Terbuka untuk Menjawab Tantangan Pelaksanaan AMI
Setelah pemaparan hasil audit, kegiatan dilanjutkan dengan sesi tanggapan dan diskusi teknis yang melibatkan para dekan, ketua jurusan, koordinator program studi, serta jajaran Gugus Penjaminan Mutu Fakultas (GPMF). Forum ini menjadi ruang dialog bagi pimpinan dan pengelola unit kerja untuk menyampaikan pengalaman, kendala, serta kebutuhan perbaikan yang muncul selama pelaksanaan AMI.
Salah satu isu yang mengemuka adalah perlunya sinkronisasi dokumen dan bukti pendukung antara instrumen audit mutu internal dengan kebutuhan penyusunan dokumen akreditasi, baik melalui Lembaga Akreditasi Mandiri (LAM) maupun Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Keselarasan tersebut dinilai penting agar dokumen mutu yang dihasilkan tidak sekadar memenuhi kebutuhan audit, tetapi juga dapat dimanfaatkan secara efektif untuk mendukung evaluasi kinerja dan pengembangan mutu program studi.
Peserta juga mendiskusikan tantangan pengelolaan waktu audit yang beririsan dengan kegiatan perkuliahan, pelaporan kinerja, dan tugas-tugas administratif lainnya. Kondisi ini menuntut adanya perencanaan jadwal yang lebih terkoordinasi, pembagian tanggung jawab yang jelas, serta komunikasi yang efektif antara auditor, auditees, dan pengelola penjaminan mutu.
Besides that, kebutuhan integrasi data digital menjadi perhatian penting dalam pengembangan sistem penjaminan mutu. Pengelolaan bukti audit melalui sistem informasi yang terintegrasi diharapkan dapat mengurangi duplikasi penginputan data, mempercepat proses verifikasi dokumen, dan mempermudah pemantauan status tindak lanjut temuan. Dengan dukungan digitalisasi, pelaksanaan AMI diharapkan menjadi lebih efisien, transparent, dan terdokumentasi dengan baik.
Rektor: RTM Harus Menjadi Dasar Pengambilan Keputusan Strategis
Rector of UIN One Tulungagung, Prof. Dr. H. Abd. Aziz, M.Pd.I., dalam arahannya menekankan bahwa RTM harus ditempatkan sebagai instrumen strategis untuk membaca kondisi institusi secara objektif sekaligus menentukan arah kebijakan pengembangan universitas. Hasil AMI tidak semestinya berhenti sebagai laporan evaluasi, melainkan harus diterjemahkan menjadi keputusan manajerial, program perbaikan, dan prioritas pengembangan yang dapat diukur keberhasilannya.
According to him, data hasil audit memberikan potret mengenai kinerja universitas, baik dari sisi capaian maupun aspek yang masih memerlukan pembenahan. Ketersediaan data yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan menjadi landasan penting bagi pimpinan dalam menetapkan kebijakan berbasis bukti (evidence-based decision making). Thus, keputusan yang diambil dapat lebih sesuai dengan kebutuhan nyata institusi, bukan semata-mata berdasarkan asumsi atau pertimbangan administratif.
Rektor juga menyoroti pentingnya penguatan tata kelola UIN SATU Tulungagung sebagai satuan kerja Badan Layanan Umum (BLU). Dalam konteks tersebut, peningkatan produktivitas, efisiensi penggunaan sumber daya, transparansi, dan akuntabilitas kinerja perlu berjalan beriringan dengan peningkatan kualitas layanan pendidikan. Sistem remunerasi berbasis kinerja juga menuntut tersedianya indikator dan data kinerja yang valid, measurable, serta dapat diverifikasi. Therefore, hasil evaluasi dan audit perlu dimanfaatkan secara tepat untuk mendukung penilaian kinerja yang objektif dan akuntabel sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Dalam kaitannya dengan pengembangan sumber daya manusia, Rektor turut menekankan pentingnya adaptasi terhadap kebijakan manajemen talenta aparatur sipil negara (ASN). Rekam jejak pelaksanaan tridarma perguruan tinggi yang terdokumentasi dalam Sistem Informasi Sumber Daya Terintegrasi (SISTER), bersama dengan penyusunan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP), perlu dikelola secara konsisten dan akurat. Dokumentasi tersebut menjadi bagian penting dalam menggambarkan kinerja, kompetensi, serta kontribusi dosen dan tenaga kependidikan terhadap pencapaian tujuan institusi.
Rektor juga memberikan perhatian khusus terhadap pembagian peran dan kewenangan antara LPM dan Satuan Pengawasan Internal (SPI). Ia menginstruksikan agar dilakukan pembenahan tata kelola pengawasan dan harmonisasi regulasi internal sehingga pelaksanaan audit tidak mengalami tumpang tindih. LPM perlu menjalankan fungsi penjaminan mutu akademik dan evaluasi terhadap pemenuhan standar mutu, sedangkan SPI melaksanakan fungsi pengawasan internal sesuai dengan mandat dan kewenangannya. Koordinasi yang efektif di antara keduanya diharapkan dapat memperjelas ruang lingkup pemeriksaan, meningkatkan efisiensi pengawasan, serta memperkuat akuntabilitas institusi secara keseluruhan.
Penguatan GPMF, Digitalisasi, dan Budaya Mutu
Sebagai tindak lanjut dari pelaksanaan RTM, penguatan Sistem Penjaminan Mutu Internal menjadi salah satu agenda penting yang perlu dilaksanakan secara konsisten. Faculty Quality Assurance Group (GPMF), termasuk pada tingkat Pascasarjana, diharapkan semakin optimal dalam menjalankan fungsi pendampingan, monitoring, dan pengendalian mutu di lingkungan masing-masing. Penguatan peran GPMF juga diperlukan untuk memastikan bahwa program studi memperoleh pendampingan yang memadai dalam memenuhi standar mutu dan mempersiapkan kebutuhan akreditasi.
Pada saat yang sama, percepatan digitalisasi dokumen mutu menjadi kebutuhan yang semakin mendesak. Pengembangan portal atau sistem informasi penjaminan mutu yang terintegrasi diharapkan mampu menyediakan dokumentasi audit secara lebih tertata, memudahkan pengunggahan bukti pendukung, serta memungkinkan pemantauan tindak lanjut temuan secara berkala. Sistem tersebut juga perlu mendukung keterlacakan dokumen sehingga setiap tindakan perbaikan memiliki bukti pelaksanaan dan dapat dievaluasi efektivitasnya.
Lebih dari sekadar pembenahan prosedur, penguatan SPMI membutuhkan perubahan budaya organisasi. Seluruh unsur universitas perlu membangun kesadaran bahwa mutu bukan hanya tanggung jawab LPM, auditor, atau GPMF, melainkan tanggung jawab bersama seluruh pimpinan, lecturer, education staff, dan pengelola unit kerja. Kepatuhan terhadap standar harus disertai komitmen untuk memahami substansi standar, memperbaiki proses kerja, serta meningkatkan kualitas layanan pendidikan secara berkelanjutan.
Melalui pelaksanaan RTM ini, UIN SATU Tulungagung menegaskan pentingnya sinergi antara hasil audit, pengambilan keputusan pimpinan, dan pelaksanaan tindak lanjut di tingkat unit kerja. Setiap temuan diharapkan menjadi dasar pembelajaran organisasi, sedangkan setiap praktik baik dapat dikembangkan sebagai modal untuk meningkatkan kinerja institusi.
Thus, RTM tidak hanya berfungsi sebagai forum evaluasi, tetapi juga sebagai mekanisme pengendalian dan peningkatan mutu yang menghubungkan data, kebijakan, dan tindakan nyata. Komitmen tersebut menjadi bagian penting dalam memperkuat tata kelola universitas yang profesional, accountable, adaptive, dan berorientasi pada peningkatan mutu pendidikan tinggi secara berkelanjutan, sekaligus mendukung pencapaian visi UIN SATU Tulungagung sebagai perguruan tinggi yang unggul dan berdaya saing internasional.
